בואו נהיה מוכנים היום למשבר של מחר

משברים מתרחשים כל הזמן, בכל מקום ובדרך כלל תופסים אותנו לא מוכנים. בעולם של שינויים מהירים, שוק דינמי וסביבה מאתגרת להיות מוכנים זה אומר לתפקד בתוך משבר ולהוביל להתאוששות מהירה והפיכת המשבר להזדמנות. שינוי הוא הקבוע החדש והיכולת שלנו לפעול במהירות ותוך התאמה מדויקת למציאות המשתנה, קריטי להצלחה.

אם נדמה משבר למרוץ מכשולים נוכל להגדיר את המכשול הראשון כקיר לבנים, בום - התנגשות זה מפתיע, כואב ומשתק. מה עושים? חייבים להיות מוכנים, לתכנן ולהיערך. בלי תוכנית פעולה הכל יהיה הרבה יותר מסובך, מורכב ויקר.

ב 11 למרץ בשנת 2011 רעש אדמה אדיר, בעוצמה של 9.1 מגניטודה הרעיד את האוקיינוס והוביל לצונמי שפגע בעוצמה בחופי האי הונשו, הגדול באיי יפן. השילוב בין רעש האדמה לצונמי הוביל לקריסת כל מערכות הבטיחות שהגנו על הכור הגרעיני בפוקשימה וקרינה רדיואקטיבית ברמות גבוהות פרצה לחלל האוויר. 17000 אלף הרוגים, 4000נעדרים ואלפי פצועים. הרס תשתיות מאסיבי לרבות שדות תעופה, מסילות רכבת, מפעלים ומרלו"גים רבים. הנזק הכלכלי הוערך ב 360 מיליארד דולר. מדינות רבות ביניהן גרמניה, צרפת ואיטליה הודיעו על כוונתן לצמצם את ייצור החשמל ממקורות גרעיניים. ההתמודדות עם המשבר הייתה מורכבת מאוד וכללה ניהול תפעולי ותקשורתי בסד של זמן. החלטות הרות גורל כגון: כיצד לקרר את הכורים? כמה אנשים לפנות? ואיך להיעזר בצורה הכי אפקטיבית בסיוע הבין - לאומי הרב שהוצע ליפנים באותה הנקודה.

משבר עצום שממשיך להשפיע גיאופוליטית וכלכלית על יפן עד היום, בין היתר בסוגית השיקום והשבת מים רדיואקטיביים ששימשו לקירור הכורים לים, בצל מחאה בין לאומית. מי שמעוניין להעמיק בדרך קבלת ההחלטות שהתקבלו במהלך המשבר מוזמן לצפות בסדרת הדרמה המרתקת בנטפליקס – הימים.

עשור לאחר מכן התרחש רעש אדמה נוסף באותו האזור וגרם להשבתה של 14 פסי ייצור ב 9 מפעלים שונים של חברת טויוטה בשל מחסור בחלפים, כפי שהוזכר בכתבה של תומר הדר בכלכליסט ב .17/02/2021מה שהוביל חברות עסקיות רבות לפזר את ייצור חלקי הרכב במספר מפעלים שלא נמצאים באותו המקום ובכך לפזר סיכונים להשבתה.

מדינת ישראל מתמודדת בימים אלו עם משבר גדול. הגדר קרסה, נתפסנו לא מוכנים וחטפנו חזק.

לשיטתנו צריך לעשות הכל בכדי לצמצם את גורם ההפתעה ובמקביל לפעול בכדי להיות ערוכים עם תוכנית פעולה. הקמת צוות אדום בארגון שתפקידו להוביל שינוי תפיסה, חשיבה, מיפוי, למידה ותרגול של משברים תשפר משמעותית את המוכנות, יכולת התגובה וכפועל יוצא את הסיכוי להתאוששות מהירה והפיכת המשבר להזדמנות.

בכדי להיות מוכנים להתמודדות עם משבר אנחנו ממליצים על 5 כלים שימושיים:

תפיסה: שינוי המיינדסט – לפני הכל אנחנו צריכים להיות במודעות לעובדה הפשוטה שכל מערכת או תהליך עלולים או עשויים (תלוי בגישה) להשתבש. המודעות עוזרת לנו להבין את הצורך להיות מוכנים.

חשיבה: התאמת דרך החשיבה והפעולה למצב: חשיבה ביקורתית בשגרה, איפכא מסתברא בחירום.

במצב שגרתי שבו מטבע הדברים אנחנו עמוסים במשימות היומיומיות ואין לנו קשב לתכנון לקראת משבר, כדאי לאמץ חשיבה ביקורתית שמאתגרת את האופן שבו אנחנו מבינים את תמונת המצב ומקבלים החלטות, כלומר לא לקבל דברים כמובן מעליהם, לאפשר לכל אנשי הצוות להגיד את דעתם ולחשוב בצורה פתוחה וגמישה. להסתמך על הניסיון המצטבר אבל לא לקבוע מסמרות.

ובמצב של משבר במהלכו אנחנו הופכים במהירות להתמודדות במצב חירום, כדאי לאמץ את גישת האיפכא מסתברא (בארמית – ההפך מסתבר) שבבסיסה מינוי אחד מאנשי הצוות לתפקיד המאתגר של הצגת הגישה ההפוכה לכל החלטה. במובן מסוים כמו תמונת מראה, תמיד להציג את האלטרנטיבות ולא להיסחף עם הזרם.

מיפוי: למפות ולתעדף את כל האיומים – לשבת, לחשוב ולכתוב את כל מה שצפוי לאיים, להשתבש, להתקלקל. על סמך ניסיון העבר שלכם, של הקולגות וכן גם של המתחרים. להכין רשימת מכולת ולאחר מכן לתעדף אותה לפי רמת הסבירות שהיא תתרחש ורמת ההשפעה שלה על הארגון. לצאת עם טופ .5

למידה: מומלץ מאוד לאסוף כמה שיותר מידע רלוונטי שיעזור לנו לבנות תוכנית פעולה לקראת המשבר. לדוגמה: לחזור להיסטוריה הארגונית. איזה סוג של משברים חווינו? איך תפקדנו ובמה ניתן לשפר ולייעל תהליכים גם בהיבטים תפעוליים ולוגיסטיים אבל גם בהיבט האנושי. חלוקת תפקידים, האצלת סמכויות ושמירה על רוח הצוות וגיבושו משמעותיות מאוד בדרך להתגברות על המשבר.

תרגול: לתרגל, לאמן ולקיים כמה שיותר סימולציות. אין מנוס, בכדי להיות ערוכים ומוכנים חייבים לתרגל. בצוות, במסגרת קטנה או בקבוצה. לוקחים את רשימת 5 האיומים המשמעותיים שהכנו ועל בסיסם מייצרים תהליך מלווה בדילמות, משחקי תפקדים ואתגור מחשבתי שמטרתם להכין את הא.נשים. מומלץ מאוד לשלב תרגילים מעולמות אחרים. אם אתם.ן בעולם הביוטק לתרגיל סימולציה מעולם הפינטק וכן הלאה. זה מאפשר לראות דברים מזווית אחרת ולשפר את המיומנות האישית והצוותית.

סיכום:

משברים הם חלק בלתי נפרד מחיינו. ככל שנשקיע יותר זמן, מחשבה ומשאבים בתהליך המוכנות לקראתם, הסיכוי שלנו להתמודד עם המשבר, לנהל אותו ולחזור לשגרה משתפר משמעותית. כל משבר הוא גם הזדמנות לצמיחה, שגשוג ופיתוח.

אנחנו בי.ראדי חברת ייעוץ מיוחדת להתמודדות וניהול משברים עם ניסיון משותף של 50שנים בניהול משברים וקבלת החלטות.

גל גרינברג ואלעד סקר